Urząd Gminy Zakrzewo

Regulaminy zobacz archiwum »

Regulamin organizacyjny

R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y

URZĘDU GMINY

w Zakrzewie

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Urząd Gminy jest jednostką organizacyjną przy pomocy, której Wójt Gminy Zakrzewo jako organ wykonawczy Gminy wykonuje swoje zadania.

§ 2

Siedzibą Urzędu Gminy jest miejscowośÄ� Zakrzewo.

§ 3

1.Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej "Regulaminem" określa:

1/ Strukturę organizacyjną urzędu.
2/ Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo urzędu.
3/ Zadania i kompetencje referatów i samodzielnych stanowisk pracy.
4/ Zasady i tryb funkcjonowania urzędu.
5/ Zasady kontroli wewnętrznej.

2.Schemat graficzny struktury organizacyjnej urzędu stanowi załącznik do regulaminu.

§ 4

Urząd realizuje zadania:

1.Własne Gminy, określone w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

2. Z zakresu administracji rządowej , których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw.

3. Wynikające z ustaw szczególnych.

4. Zadania przejęte przez Gminę na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej lub innymi gminami.



Rozdział II

Struktura Organizacyjna Urzędu Gminy

§ 5

W Urzędzie Gminy tworzy się:

1.Referat organizacyjny, którym kieruje Sekretarz Gminy - z następującymi stanowiskami pracy:

1/ stanowisko ds. organizacyjnych, obsługi rady i jednostek pomocniczych,
2/ stanowisko ds. kadr i oświaty,
3/ stanowisko ds. gospodarczych,
4/ stanowisko ds. obsługi urzędu,
5/ kierowca autobusu,
6/ opiekunki uczniów dowożonych,

2.Referat finansowy, którym kieruje Skarbnik Gminy - z następującymi stanowiskami pracy:

1/ stanowisko ds. księgowości budżetowej i wynagrodzeń,
2/ stanowisko ds. wymiaru podatków,
3/ stanowisko ds. księgowości podatków,
4/ stanowisko ds. obsługi kasy.

3.Referat inwestycji, rolnictwa i rozwoju gminy z następującymi stanowiskami pracy:

1/ Kierownik referatu - realizujący jednocześnie sprawy inwestycji i zamówień publicznych,

2/ stanowisko ds. gospodarki komunalnej , gruntami i zagospodarowania przestrzennego,

3/ stanowisko ds. rolnictwa , gospodarki wodnej i ochrony środowiska,

4. Urząd Stanu Cywilnego
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, załatwiający także sprawy ewidencji ludności i dowodów osobistych.


5.Samodzielne stanowiska pracy:
1/ stanowisko ds. wojskowo-obronnych, działalności gospodarczej oraz promocji Gminy.

§ 6

W urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1.Sekretarz Gminy,
2.Skarbnik Gminy,
3.Kierownik referatu inwestycji , rolnictwa i rozwoju gminy,
4.Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

§ 7

Podziału zadań pomiędzy stanowiska pracy urzędu dokonuje Sekretarz Gminy.

§ 8

1.Pracą referatu kieruje kierowni k.
2.Kierownik organizuje pracę oraz kontroluje wykonanie zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników.


Rozdział III

Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo urzędu

§ 9

Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta i Sekretarza Gminy.

§ 10

1.Wójt i Zastępca Wójta czuwają nad prawidłową organizacją realizacji uchwał, wytycznych Rady oraz aktów prawnych naczelnych i centralnych organów władzy i administracji publicznej.

2.Wójt i zastępca Wójta zgodnie z ustalonym podziałem zadań sprawują nadzór nad referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi.

§ 11

Sekretarz Gminy organizuje pracę i zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu w zakresie powierzonym przez Wójta.

§ 12

Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu Gminy, który w zakresie ustalonym przez Wójta zapewnia prawidłową realizację zadań związanych z gospodarką finansową Gminy.

§ 13

1.Wójt - stanowisko z wyborów powszechnych , na okres kadencji Rady Gminy.
2.Wynagrodzenie oraz jego zmiany ustala Rada Gminy.
3.Inne świadczenia wynikające z zatrudnienia ustala Przewodniczący Rady.

§ 14

Wójt wykonuje zadania wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz z innych przepisów określających status Wójta.

§ 15

1.Do wyłącznej kompetencji Wójta należy:
1/ sprawowanie ogólnego kierownictwa bieżącymi sprawami Gminy ,
2/ podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
3/ reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,
4/ sprawowanie funkcji kierownika urzędu i zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
5/ zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
6/ akceptowanie projektów uchwał przedkładanych Radzie oraz sprawozdań z ich wykonania a także odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
7/ udzielanie odpowiedzi na zalecenia organów kontroli,
8/ udzielanie odpowiedzi na skargi i wnioski,
9/ podejmowanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10/ udzielanie upoważnień kierownikom i innym pracownikom urzędu do wydawania decyzji o których mowa w pkt 9,
11/ powoływanie pełnomocników do wykonywania określonych zadań,
12/ powoływanie komisji i zespołów opiniodawczych - doradczych,
13/ zawieranie umów i porozumień,
14/ ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania,
15/ przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawców,
16/ podejmowanie decyzji w sprawach obronności, obrony cywilnej.

2. Niezależnie od spraw wymienionych w ust.1 w bezpośrednim zakresie działań Wójta pozostają sprawy:

1/ planowania gospodarczego i współpracy z zagranicą,
2/ polityki kadrowej urzędu,
3/ przeciwdziałania zagrożeniom klęskami żywiołowymi , oraz usuwania skutków tych klęsk,
4/ finansowe i egzekucji administracyjnej,
5/ oświaty,
6/ zdrowia i pomocy społecznej,
7/ porządku publicznego,
8/ robót publicznych.

§ 16

1.Zastępca Wójta - stanowisko z powołania przez Wójta, na okres kadencji Rady.

2.Zastępca Wójta wykonuje zadania wyznaczone przez Wójta, zapewnia w powierzonym mu zakresie kompleksowe rozwiązywanie spraw wynikających z zadań Gminy.

3.Zastępca Wójta w razie nieobecności Wójta spowodowanej urlopem lub niemożności wykonywania przezeń obowiązków wykonuje zadania o których mowa w § 15 regulaminu.

4.Do zadań Zastępcy Wójta należy:

1/ nadzorowanie Zespołu Obsługi Szkół , organizowanie i nadzorowanie dożywiania dzieci i dowożenia do szkół,

2/ nadzorowanie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w zakresie wykonywanych zadań własnych gminy,

3/ inspirowanie rozwoju działalności artystycznej i kulturalnej , nadzorowanie i kontrola działalności programowej bibliotek publicznych i gminnego ośrodka kultury oraz kultury fizycznej i turystyki,

4/ nadzorowanie spraw związanych z ochroną zdrowia,

5/ współpraca z organizacjami społecznymi, politycznymi, stowarzyszeniami oraz innymi środowiskami opiniotwórczymi w gminie,

6/ inspirowanie i prowadzenie przedsięwzięÄ� związanych z promocją gminy,


7/ prowadzenie zagadnień związanych z programami pomocowymi Unii Europejskiej /przedakcesyjnymi i strukturalnymi /,

8/ pozyskiwanie informacji dotyczących przydatnych gminie programów pomocowych Unii Europejskiej, instytucji rządowych, pozarządowych oraz nadzorowanie ich realizacji.

§ 17

1.Sekretarz Gminy - stanowisko z powołania na czas nieokreślony. Wynagrodzenie, jego zmiany oraz inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy ustala Wójt.

2.Do zadań Sekretarza Gminy należą sprawy z zakresu organizacji i funkcjonowania urzędu a w szczególności:

1/ kierowanie pracą referatu organizacyjnego,
2/ zapewnienie prawidłowej organizacji pracy i funkcjonowania urzędu,
3/ zapewnienie prawidłowej obsługi organizacyjnej rady i samorządów,
4/ nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
5/ nadzorowanie prawidłowego załatwiania spraw petentów oraz przestrzegania przepisów KPA,
6/ nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków,
7/ inicjowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
8/ nadzorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz informacji niejawnych.
9/ zapewnienie właściwego stosowania przepisów prawnych w Urzędzie,
10/ prowadzenie i udostępnianie do powszechnego wglądu zbioru przepisów prawnych,
11/ prowadzenie kontroli wewnętrznej w urzędzie,
12/ przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawców,
13/ koordynacja i nadzór nad organizacją wyborów,
14/ opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu,
15/ koordynowanie prac dotyczących przygotowania i wnoszenia pod obrady Komisji i Rady : projektów uchwał i innych materiałów przedstawianych przez Wójta,
16/ nadzorowanie samodzielnych stanowisk pracy,
17/ organizowanie i koordynowanie narad z jednostkami podległymi wójtowi, współdziałającymi z gminą , organizowanie narad wewnętrznych w urzędzie,
18/ usprawnianie funkcjonowania urzędu , a zwłaszcza wdrażanie informatycznych systemów zarządzania,
19/ nadzorowanie podnoszenia flagi państwowej z okazji świąt narodowych, na budynkach w gminie i w podległych jednostkach organizacyjnych,

§ 18

1.Skarbnik Gminy - stanowisko z powołania, na czas nieokreślony.
Wynagrodzenie, jego zmiany oraz inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy ustala Wójt.

2.Do zadań Skarbnika Gminy należy:
1/ kierowanie pracą referatu finansowego,
2/ współdziałanie z Wójtem przy opracowywaniu budżetu,
3/ zapewnienie dyscypliny finansowej budżetu,
4/ organizowanie i nadzorowanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji finansowej,
5/ wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
6/ dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych oraz kompletności i rzetelności dokumentów,
7/ sprawowanie nadzoru i kontroli finansowej nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych,
8/ współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową,
9/ współpraca z organami podatkowymi i finansowymi działającymi poza podległością samorządu w celu zapewnienia maksymalnych wpływów do budżetu,
10/uzasadnianie ekonomicznych konieczności i skutków kredytowania działalności gminy,
11/ ponoszenie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Rozdział IV

Zadania wspólne referatów i samodzielnych stanowisk pracy

§ 19

Do zadań wspólnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:

1/ przygotowywanie projektów uchwał , materiałów, sprawozdań i analiz pod obrady Rady oraz dla potrzeb Wójta,
2/ realizacja zadań wynikających z uchwał Rady oraz zarządzeń i postanowień Wójta,
3/ opracowanie projektów planów realizacji przedsięwzięÄ� gospodarczych i budżetu Gminy w części dotyczącej ich zakresu działania,
4/ zapewnienie organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę i Wójta nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
5/ współpraca z komisjami Rady w zakresie kompetencji ich działania,
6/ rozpatrywanie w porozumieniu z pracownikami ds. obsługi rady interpelacji i wniosków radnych, Rady Gminy, wniosków komisji, postulatów ludności oraz propozycji ich załatwiania,
7/ prowadzenie postępowania administracyjnego oraz przygotowywanie projektów decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania decyzji w granicach upoważnienia udzielonego przez Wójta,
8/ przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w zakresie ustalonym przez Wójta,
9/ realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie gminy, należących do kompetencji Wójta,
10/ wzajemne współdziałanie i uzgadnianie sposobów realizacji wspólnych przedsięwzięÄ�,
11/ przestrzeganie regulaminów wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych i zarządzania systemem informatycznym,
12/ wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych,
13/ przestrzeganie jawności prowadzenia spraw o ile pozwalają na to przepisy prawne,
14/ prowadzenie spraw z zakresu opłaty skarbowej,
15/ współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie klęsk żywiołowych,
16/ usprawnianie organizacji, metod i form pracy oraz podejmowanie działań na rzecz usprawniania pracy Urzędu Gminy,
17/ wprowadzanie powszechnie dostępnych informacji do Biuletynu Informacji Publicznej,
18/ wykonywanie na polecenie Wójta innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania referatu i samodzielnych stanowisk.

Rozdział V

Podstawowe zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy

§ 20

Referat organizacyjny
Do jego zadań należy w szczególności:
1/ obsługa techniczno-biurowa narad i konferencji Wójta i Sekretarza Gminy,
2/ prowadzenie rejestrów obiegu dokumentów i korespondencji,
3/ prowadzenie rejestrów oraz dokumentacji związanej ze skargami, wnioskami i listami,
4/ zamawianie pieczęci i tablic urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji ,
5/ współpraca z organami jednostek pomocniczych, prowadzenie dokumentacji i obsługa zebrań wiejskich,
6/ zaopatrzenie w materiały biurowe,
7/ obsługa centrali telefonicznej, fax-u i kserokopiarki,
8/ prowadzenie zbiorczej ewidencji zaświadczeń,
9/ prowadzenie archiwum zakładowego,
10/ obsługa posiedzeń Rady i komisji,
11/ zapewnienie właściwych warunków do prowadzenia sesji i posiedzeń komisji oraz odpowiedzialnośÄ� za właściwe przygotowanie materiałów pod obrady Sesji,
12/ kompletowanie dokumentacji z prac Rady , komisji oraz prowadzenie rejestrów,
13/ prowadzenie zbioru przepisów gminnych , uchwał , wniosków i interpelacji,
14/ wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów do Rady Gminy, Wójta, Prezydenta RP, Sejmu i Senatu, jednostek pomocniczych, ławników, referendów ogólnokrajowych i gminnych,
15/ prowadzenie zadań związanych z ochroną zdrowia,
16/ koordynacja zadań oświatowych i współpraca z nadzorem pedagogicznym,
17/ organizacja konkursów na Dyrektorów szkół,
18/ organizowanie całokształtu zadań w zakresie awansu zawodowego nauczycieli,
19/ prowadzenie zadań związanych z organizacją szkół,
20/ prowadzenie racjonalnej gospodarki etatami i funduszem płac,
21/ prowadzenie spraw kadrowych , osobowych pracowników Urzędu Gminy, GOPS, GBP, GOK oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych Gminy,
22/ prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
23/ prowadzenie spraw osobowych pracowników publicznych,
24/ prowadzenie funduszu świadczeń socjalnych,
25/ utrzymywanie w należytym porządku i czystości pomieszczeń urzędu gminy,
26/ otwieranie i zamykanie urzędu oraz sprawdzanie wyłączenia urządzeń elektrycznych,
27/ utrzymanie porządku na zewnątrz budynku urzędu, łącznie z odśnieżaniem i utrzymaniem zieleni,
28/ obsługa urządzeń grzewczych urzędu.

§ 21

Referat finansowy
Do jego zadań należy w szczególności:
1/ wykonywanie zadań wynikających z ustawy o finansach publicznych, 2/ opracowywanie propozycji projektu budżetu gminy,
3/ realizacja i nadzorowanie wykonania budżetu gminy, a także bieżące informowanie Wójta o stanie jego realizacji i wnioskowanie zamian w budżecie,
4/ opracowywanie projektu uchwał budżetowych, podatkowych itp,
5/ prowadzenie całokształtu spraw z zakresu rachunkowości budżetowej,
6/ dokonywanie kontroli finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy,
7/ sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania budżetu,
8/ sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
9/ bieżące analizowanie realizacji budżetu,
10/ współpraca z RIO oraz urzędami i izbami skarbowymi,
11/ sporządzanie list płac,
12/ realizacja zadań wynikających z przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych,
13/ prowadzenie spraw z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych,
14/ wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy,
15/ wystawianie rachunków z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych,
16/ prowadzenie ksiąg rachunkowych , prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat,
17/ prowadzenie postępowania egzekucji administracyjnej nie uiszczonych w terminie zobowiązań pieniężnych,
18/ dokonywanie rozliczeń inkasentów,
19/ opiniowanie wniosków i opracowywanie decyzji o odroczeniach i umorzeniach podatków, rozkładania na raty i udzielania ulg,
20/ prowadzenie całokształtu spraw związanych z podatkiem od towarów i usług,
21/ prowadzenie kasy,
22/ prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i kartotek materiałowych,
23/ prowadzenie ewidencji i rozliczeń druków ścisłego zarachowania.

§ 22

Referat inwestycji, rolnictwa i rozwoju gminy.

1/ przygotowanie oraz nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych i gospodarczych w gminie,
2/ prowadzenie spraw związanych z budową , modernizacją i utrzymaniem dróg gminnych, ulic, placów, mostów i chodników,
3/ prowadzenie dokumentacji inwestycji gminnych oraz pomoc przy realizacji inwestycji prowadzonych przez jednostki organizacyjne gminy,
4/ przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wnioskowania przez gminę o pomocowe środki finansowe,
5/ dbałośÄ� o prawidłowy stan techniczny gminnych obiektów użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych gminy,
6/ realizacja ustawy o zamówieniach publicznych - przygotowywanie i prowadzenie przetargów, kompletowanie dokumentacji oraz nadzór nad przestrzeganiem ustawy przez pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
7/ przygotowywanie wniosków na organizację prac interwencyjnych i publicznych oraz organizowanie frontu robót dla pracowników publicznych, interwencyjnych i nadzór nad tymi pracownikami,
8/ sporządzanie w uzgodnieniu z radcą prawnym umów na roboty budowlane, dostawy i usługi,
9/ prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej w gminie, współpraca i nadzór nad OSP,
10/ prowadzenie rejestru jednostek OSP oraz prowadzenie rozliczeń materiałowych tych jednostek,
11/ prowadzenie ewidencji majątku komunalnego gminy oraz jego komunalizacji, i inwentaryzacji,
12/ gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomościami,
13/ prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, najmem i dzierżawą nieruchomości gminnych,
14/ współpraca z agencjami rządowymi i pozarządowymi,
15/ ustalanie wysokości opłat adiacenckich i innych opłat obciążających właścicieli i użytkowników wieczystych,
16/ opracowywanie decyzji zatwierdzających podział nieruchomości,
17/ opracowywanie programów gospodarowania zasobami mieszkaniowymi oraz określanie zasad wynajmowania lokali z gminnego zasobu,
18/ wykonywanie innych zadań i obowiązków wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zm. K.C.
19/ usuwanie skutków samowoli lokalowej,
20/ prowadzenie postępowania w sprawie przeznaczenia gruntów na cele nierolnicze,
21/ wykonywanie prawa pierwokupu nieruchomości,
22/ rozliczanie i występowanie o refundację wydatków za energię elektryczną,
23/ zlecanie konserwacji i remontu punktów świetlnych ZE,
24/ rozliczanie dzierżawcy wodociągów gminnych z kosztów utrzymania i eksploatacji urządzeń zaopatrzenia w wodę,
25/ uczestnictwo przy odczytach wodomierzy w stacjach i studniach głębinowych,
26/ dbałośÄ� o należyty stan sanitarny gminnych obiektów użyteczności publicznej oraz realizacja wniosków i zaleceń pokontrolnych Inspekcji Sanitarnej,
27/ prowadzenie książek kontroli sanitarnej dla poszczególnych obiektów oraz książek stanu technicznego budynków i budowli użyteczności publicznej,
28/ organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,
29/ przygotowywanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz uzgadnianie z właściwymi organami warunków dotyczących inwestycji szkodliwych dla środowiska, lub mogących wpłynąÄ� ujemnie na środowisko,
30/ prowadzenie spraw zmierzających do opracowania studium oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
31/ wydawanie zaświadczeń , wyrysów i wypisów z planu zagospodarowania przestrzennego,
32/ prowadzenie ewidencji nieruchomości oraz przyznawania im numerów porządkowych,
33/ prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą,
34/ współpraca ze służbami ochrony roślin w zakresie zwalczania chorób i szkodników w uprawach,
35/ współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych,
36/ realizacja przepisów o ochronie zwierząt,
37/ współpraca z ODR, Izbą Rolniczą i instytucjami pracującymi na rzecz rolnictwa, dotyczącymi rozwoju rolnictwa i agroturystyki,
38/ współpraca z kołami łowieckimi, posiadającymi tereny łowieckie na obszarze gminy,
39/ wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów oraz prowadzenie spraw związanych z zadrzewieniem i przeznaczeniem gruntów pod zalesienie,
40/ wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi oraz sprawowanie nadzoru nad tymi uprawami,
41/ prowadzenie spraw Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
42/ opracowywanie programu zrównoważonego rozwoju oraz ochrony środowiska na terenie gminy,
43/ sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów o ochronie środowiska,
44/ wymierzanie kar pieniężnych za naruszanie wymagań ochrony środowiska,
45/ prowadzenie spraw z zakresu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy,
46/ prowadzenie spraw z zakresu prawa wodnego,
47/ nadzór nad działalnością spółek wodnych,
48/ opracowywanie sprawozdań, informacji , analiz, szacunków plonów, spisów kwartalnych w wylosowanych gospodarstwach rolnych, przygotowanie prac związanych z organizacją spisów rolnych i powszechnych,
49/ wydawanie zaświadczeń dotyczących zakresu działania referatu.

§ 23

1.Urząd Stanu Cywilnego
Do zadań USC należy :
1/ rejestracja stanu cywilnego ( urodzeń, małżeństw, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób),
2/ sporządzanie akt stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
3/ sporządzanie i wydawanie odpisów akt stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4/ podejmowanie decyzji w sprawach indywidualnych stanu cywilnego,
5/ prowadzenie bieżących zmian w księgach stanu cywilnego ( wzmianki i przypisy),
6/ przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń wynikających z ustawy Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy oraz udzielanie ślubów,
7/ przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

2. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych :

1/ przyjmowanie wniosków , elektroniczne przetwarzanie dokumentów związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przesyłanie informacji, odbiór i wydawanie dowodów osobistych,
2/ prowadzenie rejestru i archiwum dowodów osobistych,
3/ przyjmowanie zgłoszeń i wszelkich zmian meldunkowych oraz ich ewidencja,
4/ przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowań i wymeldowań,
5/ prowadzenie stałego rejestru mieszkańców w formie KOM i elektronicznej,
6/ współpraca z wojewódzkim ośrodkiem informatyki,
7/ udzielanie informacji adresowych uprawnionym podmiotom,
8/ sporządzanie wykazu przedpoborowych,
9/ prowadzenie rejestru wyborców, jego aktualizacja oraz wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
10/ sporządzanie spisów wyborców,
11/ wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności,

§ 24

Stanowisko ds. wojskowo-obronnych, działalności gospodarczej oraz promocji Gminy

Do jego zadań należy w szczególności:
1/ rejestracja i ewidencja przedpoborowych,
2/ prowadzenie spraw wojskowych, wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony, akcja kurierska,
3/ planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej oraz tworzenie formacji obrony cywilnej, prowadzenie szkoleń i treningów,
4/ przygotowywanie decyzji w sprawie nakładania na mieszkańców obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności kraju,
5/ opracowywanie gminnego planu reagowania kryzysowego i nadzór nad jego realizacją,
6/ prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem publicznym na terenie gminy i współpraca w tym zakresie z odpowiednimi organami i służbami,
7/ prowadzenie kancelarii tajnej,
8/ prowadzenie magazynu OC,
9/ rejestracja działalności gospodarczej , współpraca z Krajowym Rejestrem Sądowym udzielanie informacji i udostępnianie druków,
10/ przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
11/ realizacja zadań związanych z upowszechnianiem kultury, sportu i rekreacji,
12/ współpraca z organizacjami pozarządowymi,
13/ promowanie integracji europejskiej,
14/ realizacja zadań zmierzających do podnoszenia aktywizacji gospodarczej i przeciwdziałaniu bezrobociu,
15/ wykonywanie funkcji inspektora BHP w urzędzie, prowadzenie szkoleń pracowników, spraw wypadków przy pracy oraz odzieży ochronnej,
16/ nadzór nad wprowadzaniem informacji publicznych do BIP,
17/ wdrażanie systemów informatycznych w urzędzie,
18/ prowadzenie spraw promocji gminy i gazety samorządowej "Nasza Gmina Zakrzewo" .


Rozdział VI

Zasady i tryb funkcjonowania urzędu

§ 25

1. Szczegółowy czas pracy Urzędu ustala Wójt.
2. Czas pracy Urzędu wynosi 40 godzin tygodniowo.


§ 26

1.Obsługa interesantów odbywa się w czasie pracy Urzędu.
2.Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godz. 8 00-13 00.

§ 27

Czas pracy należy wykorzystywaÄ� całkowicie na wykonywanie zadań służbowych.

§ 28

Po przybyciu do pracy pracownik zobowiązany jest swoją obecnośÄ� potwierdziÄ� na liście obecności.

§ 29

Wyjście pracownika poza Urząd w godzinach pracy jest możliwe po uzyskaniu zgody Wójta lubSekretarza Gminy i dokonaniu odpowiedniego wpisu w książce wyjśÄ�.

§ 30

Pracownik jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu, może wykonywaÄ� zadania służbowe poza normalnymi godzinami pracy na polecenie przełożonego.
Zezwoleń na pozostawanie w biurze poza godzinami pracy udziela Wójt lub Sekretarz Gminy.

§ 31

O udzieleniu urlopu, zwolnieniu od pracy oraz usprawiedliwieniu nieobecności i spóźnień do pracy decyduje Wójt .


§ 32

Pracownik samorządowy jest zobowiązany wykonywaÄ� pracę sumiennie i starannie, przestrzegaÄ� dyscypliny pracy oraz stosowaÄ� się do poleceń przełożonego.

§ 33

1.Pracownik jest zobowiązany do dbałości o dobro Urzędu, ochrony mienia Urzędu i używania go zgodnie z przeznaczeniem.
2.Przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz przepisów p. poż. należy do podstawowych obowiązków pracownika
3.Pracownik jest zobowiązany do przestrzegania ochrony danych osobowych i informacji niejawnych.

4.Pracownika obowiązuje zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach
ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz w kontaktach
z interesantami.
5.Pracownika obowiązuje zachowanie się z godnością w pracy i poza nią oraz staranny i estetyczny ubiór.
6.W czasie pracy obowiązuje pracownika noszenie identyfikatora.

§ 34

1.Pracownicy obowiązani są do wykonywania zadań przypisanych do poszczególnych stanowisk oraz zadań wspólnych dla wszystkich stanowisk w szczególności : muszą posiadaÄ� dokładną znajomośÄ� przepisów prawa i stosowaÄ� je przy realizacji powierzonych zadań.
2.Szczegółowe obowiązki i odpowiedzialnośÄ� pracowników określają zakresy czynności.

§ 35


1.Czynności kancelaryjne w Urzędzie, obieg korespondencji reguluje instrukcja kancelaryjna
2.Znakami sprawy przy pismach i decyzjach jest podział rzeczowy akt na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
3.Przy znakowaniu używa się symboli literowych:
-Referat organizacyjny "Or"
-Referat finansowy "Fn"
-Referat inwestycji , rolnictwa i rozwoju gminy "Ir"
-Urząd Stanu Cywilnego "USC"
-Samodzielne stanowiska pracy "UG"

§ 36


Uchwały Rady Gminy, zarządzenia Wójta oraz inne ważne z punktu widzenia interesu mieszkańców informacje podaje się do wiadomości poprzez:
-wywieszenie na tablicy informacyjnej w Urzędzie Gminy
-wywieszenie na tablicach informacyjnych w sołectwach


Rozdział VII

Zasady kontroli wewnętrznej

§ 37

W Urzędzie prowadzona jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.

§ 38

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1)Wójt, Sekretarz i Kierownicy referatów w stosunku do pracowników im podległych,
2)Skarbnik Gminy w zakresie przyznanych mu uprawnień.

§ 39

Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych przez Wójta pełnomocnictw:

1/ Sekretarz Gminy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej,
2/ Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonywaniu budżetu, planu finansowego oraz w zakresie prowadzenia działalności finansowej przez jednostki organizacyjne gminy.

§ 40



Osoby wymienione w § 38 i 39 przeprowadzają kontrolę na zlecenie Wójta lub z własnej inicjatywy.


§ 41

Kontrola obejmuje czynności polegające na :

1/ ustalaniu stanu faktycznego,
2/ badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięÄ� z aktami normatywnymi,
3/ ustalaniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,
4/ wskazaniu sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych,
5/ wskazaniu przykładów sumiennej i dobrej pracy.

§ 42

Kontrola może byÄ� przeprowadzona w następujący sposób:
1/ kontrola formalna- badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami,
2/ kontrola rachunkowa- badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach,
3/ kontrola merytoryczna- badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów z obowiązującymi przepisami.

§ 43

Kontrolowany jest informowany o planowanej dacie i tematyce kontroli.

§ 44

Osoby uprawnione do kontroli mają prawo do:
1)przeglądu pomieszczeń oraz innych obiektów , jeżeli kontrola dotyczy jednostek organizacyjnych gminy,
2)wglądu do akt i dokumentów znajdujących się na kontrolowanym stanowisku,
3)żądania od osób kontrolowanych ustnych i pisemnych wyjaśnień lub oświadczeń w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,

§ 45

1.Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządziÄ� protokół wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół winien byÄ� zakończony wnioskami.
2.Kontrolowany ma prawo wnieśÄ� swoje uwagi i zastrzeżenia w terminie 7 dni od otrzymania protokołu z kontroli.
3.Protokół sporządza się w 2 egz. jeden egz. otrzymuje osoba kontrolowana a drugi pozostaje w aktach kontrolującego.
4.Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowywany jest w Rejestrze Kontroli wewnętrznej, który znajduje się u Sekretarza Gminy.

Rozdział VIII

Zasady podpisywania pism

§ 46

1. Wójt podpisuje osobiście:
1/ zarządzenia,
2/ dokumenty kierowane do organów administracji rządowej,
3/ pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych i dotyczących współpracy z zagranicą,
4/ odpowiedzi na interpelacje radnych , posłów i senatorów,
5/ odpowiedzi na skargi i wnioski,
6/ decyzje, postanowienia oraz oświadczenia.

2. Zastępca Wójta podpisuje pisma i decyzje w przypadku nieobecności Wójta.

§ 47

1. Wójt może udzielaÄ� pracownikom Urzędu upoważnień do podpisywania
decyzji administracyjnych i korespondencji.

2. Upoważnienia wydawane są indywidualnie poszczególnym osobom i zawierają dokładne określenie rodzajów spraw objętych upoważnieniem.

3. Ewidencję wydanych upoważnień prowadzi Sekretarz Gminy.

4. W dokumentach przedstawianych do podpisu w lewym dolnym rogu powinna byÄ� zamieszczona adnotacja zawierająca inicjały pracowników, którzy opracowali dokumenty.



Rozdział IX

Zamawianie, przechowywanie i używanie pieczęci urzędowych

§ 48

1. Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęÄ� okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła a w otoku napis odpowiadający nazwie jednostki organizacyjnej uprawnionej do używania pieczęci urzędowej.

2. Pieczęcią urzędową gminy może byÄ� również pieczęÄ� o której mowa w ust.1, zawierająca pośrodku zamiast wizerunku orła, odpowiednio herb gminy.


3. Wymiar pieczęci urzędowych używanych do tuszu wynosi 36 mm średnicy, w legitymacjach pracowniczych - 20 mm oraz 25 mm w dowodach osobistych.


§ 49

Pieczęcie urzędowe zamawia pracownik d.s organizacyjnych, w Mennicy Państwowej lub innych upoważnionych wyspecjalizowanych podmiotach gospodarczych.

§ 50

Pieczęcie urzędowe należy przechowywaÄ� w żelaznych szafach lub kasetkach, podczas urzędowania powinny one znajdowaÄ� się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęÄ�.

§ 51

PieczęÄ� urzędową umieszcza się tylko na oryginałach dokumentów szczególnej wagi np. decyzjach, zaświadczeniach.


Rozdział X
Postanowienia Końcowe

§ 52

1. Zmiana postanowień regulaminu następuje w trybie i na zasadach właściwych dla jego wprowadzenia.

2. Wykładni regulaminu w sprawach wątpliwych dokonuje Sekretarz Gminy.
Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 21 czerwca 2005 13:14
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 1344
21 czerwca 2005 13:14 Administrator - Dodano załącznik
Realizacja: IDcom-web.pl